Bei einem Jahresarbeitsgespräch zwischen Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Gesetzlicher Unfallversicherung (DGUV) wurde unter anderem die digitale Lösung für die Vergabe der Unternehmensnummern angesprochen. Dazu hat die DGUV im Anschluss folgende Informationen mitgeteilt:
1 Meldegründe bei Teillohnnachweisen
Die Unternehmen sind seit Einführung des elektronischen UV-Meldeverfahren im Jahr 2018 verpflichtet, den Lohnnachweis digital über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe an den für ihr Unternehmen zuständigen Träger der gesetzlichen Unfallversicherung zu übermitteln. In einer überwiegenden Zahl wird diese Pflicht durch die Steuerberatenden übernommen, die auch die Entgeltabrechnung für die Unternehmen betreuen. Dabei gilt der Grundsatz, dass für jedes Unternehmen ein Lohnnachweis digital pro Meldejahr zu übermitteln ist.
In besonderen Konstellationen ist es erforderlich, pro Meldejahr und Unternehmen mehrere sog. Teillohnnweise für eine Unternehmensnummer an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu übermitteln.
Die Sachverhalte, die zur Abgabe eines Lohnnachweises führen, werden dabei unter Angabe von Meldegründen angezeigt. Die Schlüsselzahlen für die möglichen Meldegründe werden in der Anlage 1 der Gemeinsamen Grundsätze zur Datenübermittlung an die Unfallversicherung aufgeführt. Die Meldegründe für den Lohnnachweis beziehen sich grundsätzlich auf das gesamte Unternehmen und nicht auf einen Teil eines Unternehmens (z.B. einen Beschäftigungsbetrieb). Besonderheiten treten in den Fällen auf, in denen sich das Unternehmen zu einer Aufteilung der Entgeltbuchhaltung entschlossen hat. Die folgenden Beispiele verdeutlichen die festgelegte Verfahrensweise.
Beispiel 1: Ein Unternehmen besteht aus zwei Beschäftigungsbetrieben und hat daher zwei Betriebsnummern. Werden nun wegen der Trennung von Geschäftsunterlagen für je einen Beschäftigungsbetrieb ein Teillohnnachweis erstellt, sind im Falle der Einstellung des Unternehmens beide Teillohnnachweis mit dem Meldegrund UV05 (Einstellung des gesamten Unternehmens) zu übermitteln.
Beispiel 2: Es wird ein Beschäftigungsbetrieb eines Unternehmens mit zwei Teillohnnachweisen eingestellt, der andere wird fortgeführt. Die Meldung an die Unfallversicherung hat im eingestellten Abrechnungskreis mit einem Teillohnnachweis mit dem Meldegrund UV06 (Beendigung einer meldenden Stelle) zu erfolgen, während der für den fortbestehenden Beschäftigungsbetrieb ein Teillohnnachweis mit dem Meldegrund UV01 (Umlagelohnnachweis) abzugeben ist. Unabhängig davon, wann der Lohnnachweis mit dem Meldegrund UV06 beim Unfallversicherungsträger eingeht, fließt er zum regulären Umlagezeitpunkt in die Beitragsberechnung ein. Das heißt, das Unternehmen erhält vorab keinen vorgezogenen Beitragsbescheid.
2 Verfahren bei Abgabe des Mandats (Stornierung des DSAS)
Es gibt unterschiedliche Gründe für einen Übergang der Entgeltabrechnung eines Unternehmens auf einen anderen Steuerberatenden. Dieser Wechsel kann zum Jahresende oder auch unterjährig erfolgen. Es gilt jedoch die verbindliche Vorgabe, dass der Lohnnachweis für den Zeitraum aus der Quelle erfolgen muss, die für die Abrechnung Verantwortung zeichnet. Wechselt das Mandat für ein Unternehmen auf eine andere Steuerberatung, dann hat der abgebende Steuerberatende für den Zeitraum des betreuten Meldezeitraumes einen Teillohnnachweis mit dem Meldegrund UV06 (Beendigung einer meldenden Stelle) an die Unfallversicherung zu übermitteln. Unabhängig davon, wann der Lohnnachweis mit diesem Meldegrund beim Unfallversicherungsträger eingeht, fließt er zum regulären Umlagezeitpunkt in die Beitragsberechnung ein. Das heißt, das Unternehmen erhält für die Meldung des Teillohnnachweises keinen vorgezogenen Beitragsbescheid.
Wurde ggf. auch für das folgende Meldejahr bereits eine Abfrage der Stammdaten durch den abgebenden Steuerberatenden bei der Unfallversicherung für die Unternehmensnummer dieses Unternehmens veranlasst, so ist diese Stammdatenabfrage zusätzlich zu stornieren.
Nicht immer wird vom eingesetzten Entgeltabrechnungsprogramm der komplett geforderte Prozess für das UV-Meldeverfahren vollständig unterstützt. In diesen Fällen hat die Stornierung eines für das folgende Meldejahr bereits übermittelten Stammdatenabrufes durch den abgebenden Steuerberatenden anwenderspezifisch zu erfolgen.
Beispiel 3: Die Steuerberatung A fragt für ein Unternehmen am 12.11.2024 die Stammdaten bei der Unfallversicherung für das Meldejahr 2025 ab. Ein Lohnnachweis für das Meldejahr 2025 wurde durch die Steuerberatung A nicht eingereicht. Das Unternehmen wechselt zum 01.01.2025 von der Steuerberatung A zur Steuerberatung B. Da das Mandat für die Steuerberatung A am 31.12.2024 endet, ist der Lohnnachweis für das Meldejahr 2024 mit dem Meldegrund UV06 (Beendigung einer meldenden Stelle) von der abgebenden Steuerberatung A zu übermitteln und der bereits übermittelte Stammdatenabruf 2025 für das Unternehmen durch die Steuerberatung A zu stornieren. Die Steuerberatung B hat für das übernommene Mandat einen initialen Stammdatenabruf für das Meldejahr 2025 an die Unfallversicherung zu übermitteln.
